Het privacyreglement dient ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van medewerkers in verband met de persoonsregistratie bij Top Family Care.
1.1 Persoonsgegevens
Gegevens die betrekking hebben op of herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijke persoon.
1.2 Medische of psychologische gegevens
Persoonsgegevens, die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of geestelijke gesteldheid van geregistreerden, verzameld door een beroepsbeoefenaar op het gebied van de gezondheidszorg in het kader van zijn of haar beroepsuitoefening.
1.3 Registratie
Een al dan niet in geautomatiseerde bestanden opgenomen verzameling van onder 1.1 en 1.2 genoemde gegevens.
1.4 Geregistreerde
Een natuurlijk persoon van wie gegevens in de registratie zijn opgenomen.
1.5 Houder van de registratie
De directie van Top Family Care.
1.6 Beheerder van de registratie
Degene die onder verantwoordelijkheid van de houder belast is met de dagelijkse zorg voor de registratie of een deel daarvan.
1.7 Gebruiker van de persoonsregistratie
Degene die door de houder geautoriseerd is gegevens in de registratie op te nemen, te wijzigen dan wel van de gegevens kennis te nemen.
1.8 Register
Document waarin is vastgelegd welke onder 1.1 en 1.2 genoemde gegevens aan welke derden zijn verstrekt.
1.9 Derde
Degene, niet vallende onder directe verantwoordelijkheid van Top Family Care, aan wie gegevens uit de registratie worden verstrekt.
Artikel 2 Doelstelling
De registratie heeft tot doel het ter beschikking hebben, houden en snel kunnen verstrekken van medische en andere informatie van en over geregistreerden met het oog op een efficiënte en doeltreffende dienstverlening ten behoeve van geregistreerden en hun werkgever alsmede wettelijk vereiste rapportages. Onder dit laatste wordt met name verstaan rapportages aan bedrijfsverenigingen en overige bevoegde instanties.
Artikel 3 Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op alle onder artikel 1.1 en 1.2 genoemde gegevens die door Top Family Care zijn vastgelegd in al dan niet geautomatiseerde bestanden.
Artikel 4 Opgenomen gegevens
De in de al dan niet geautomatiseerde bestanden opgenomen gegevens hebben uitsluitend betrekking op:
- personalia / identificatiegegevens
- financieel / administratieve gegevens
- medische / psychologische gegevens
- bedrijfsgegevens
Artikel 5 Herkomst van gegevens
De registratie bevat uitsluitend gegevens afkomstig van:
- De geregistreerde zelf. Indien de geregistreerde jonger is dan achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen, treden de ouders dan wel de voogd in de plaats van de geregistreerde.
- De werkgever van de geregistreerde.
- Personen, bedrijven, instellingen of organisaties van wie door Top Family Care onder artikel 1.1 en 1.2 genoemde gegevens zijn opgevraagd na schriftelijke goedkeuring van de geregistreerde.
- In opdracht van Top Family Care ten behoeve van de geregistreerde of diens werkgever opgestelde rapporten.
Artikel 6 Rechten van de geregistreerde
6.1 Kennisgeving
De beheerder van de registratie is belast met de informatievoorziening aan de geregistreerde over het bestaan van de registratie, het daarbij behorende privacyreglement en de plaats waar het reglement ter inzage ligt.
6.2 Weigeren van opneming van gegevens
De geregistreerde heeft het recht opneming in de registratie te weigeren dan wel verwijdering te eisen van de op hem of haar herleidbare gegevens. De geregistreerde dient dit schriftelijk kenbaar te maken aan de beheerder van de registratie. Indien de beheerder van mening is dat opneming van de bedoelde gegevens onontbeerlijk is voor een goede uitvoering van de (wettelijk opgelegde) taken van Top Family Care deelt deze dit onverwijld schriftelijk en onder vermelding van redenen aan de geregistreerde mee. Indien geregistreerde en beheerder onderling niet tot overeenstemming kunnen komen, kan de geregistreerde zich tot de houder wenden, die uiteindelijk beslist.
6.3 Inzagerecht
De geregistreerde heeft recht op inzage van de opgenomen gegevens. Indien de beheerder van mening is dat rechtstreekse inzage zal leiden tot schade van de gezondheid van de geregistreerde, kan hij de geregistreerde adviseren zich te laten begeleiden door een door de geregistreerde aan te wijzen persoon.
Indien gewenst kan de geregistreerde tegen kostprijs afschriften van de over hem of haar opgenomen gegevens verkrijgen.
Inzage kan slechts na voldoende legitimatie worden verleend. De beheerder is alsdan verplicht binnen één maand de gevraagde inzage te verlenen.
Inzage kan slechts worden geweigerd als op het moment van aanvraag sprake is van justitieel onderzoek dan wel een gerechtelijke procedure gaande is. In dat geval dient de geregistreerde zich te wenden tot de met het onderzoek belaste autoriteiten of de betrokken gerechtelijke instantie.
6.4 Correctierecht
De geregistreerde kan de beheerder schriftelijk en onder opgave van redenen verzoeken om verbetering of aanvulling van de op hem of haar betrekking hebbende gegevens die in strijd met dit reglement zijn opgenomen dan wel niet ter zake doende zijn. De beheerder deelt zijn beslissing binnen één maand schriftelijk aan de geregistreerde mee. Van een afwijzende beslissing staat beroep open bij de houder.
Artikel 7 Bewaartermijnen en vernietiging van gegevens
Tenzij op grond van wettelijke voorschriften anders is bepaald of een justitieel of gerechtelijk onderzoek gaande is, worden op de persoon herleidbare gegevens vijf jaar na overlijden van de geregistreerde vernietigd. In geval van vertrek naar het buitenland of ontslag bij de werkgever worden de op de persoon herleidbare gegevens van de geregistreerde na vijftien jaar vernietigd. Specifieke gegevens met betrekking tot de blootstelling van specifieke stoffen worden na veertig jaar vernietigd.
De directie bepaald de wijze van vernietigen.
Artikel 8 Verstrekking van gegevens aan derden
De onder artikel 1.1 en 1.2 genoemde gegevens zijn in beginsel slechts bestemd voor intern gebruik bij Top Family Care; i.c. de bedrijfsartsen en administratief medisch personeel. Informatie aan derden, waaronder de kerndeskundigen, wordt slechts met gerichte toestemming van de geregistreerde persoon verstrekt. Gerichte toestemming wil zeggen dat ook voor de geregistreerde persoon duidelijk moet zijn voor welk doel gegevens worden verstrekt, om welke gegevens het gaat en wat de mogelijke consequenties van de verstrekking zijn.
Uitzondering hierop vormen:
* verstrekking van een beperkt aantal relevante gegevens die noodzakelijk zijn voor de (wettelijk) vereiste rapportages bedrijfsverenigingen, verzekeringsmaatschappijen of overheidsinstanties voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk is
* gegevensverstrekking aan de werkgever over de werkzaamheden waartoe de geregistreerde wel/niet meer geschikt is en welke aanpassingen of werkvoorzieningen in het kader van werkhervatting / reïntegratie daartoe mogelijk door de werkgever kunnen worden getroffen (geen uitwisseling van sociaal-medische gegevens).
* geanonimiseerde en niet op de persoon herleidbare gegevens, uitsluitend bedoeld voor wetenschappelijk onderzoek
* gegevensverstrekking aan degenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele zorg- of hulpverlening aan de geregistreerde, indien deze gegevens uitsluitend gebruikt worden in het kader van de begeleiding van de geregistreerde.
Artikel 9 Beheer
De beheerder draagt zorg voor een deugdelijke beveiliging van de aan hem al dan niet in geautomatiseerde vorm toevertrouwde gegevens. Behoudens het bepaalde in artikel 6 is hij slechts bevoegd wijzigingen of aanvullingen in de gegevens op te nemen, indien deze zijn verstrekt door geregistreerde, diens werkgever of gebruikers van de registratie. De beheerder houdt gedurende ten minste vijf jaar bij aan wie externe informatie over een geregistreerde is verstrekt.
Artikel 10 Gebruik van de registratie
Tot de gebruikers van de registratie behoren alle door Top Family Care aangewezen deskundigen die belast zijn met de uitvoering van de Top Executive Care opgedragen taken. Zij hebben daartoe een geheimhoudingsverklaring getekend. Voorzover noodzakelijk ten behoeve voor de uitvoering van de hun opgedragen taken zijn zij bevoegd kennis te nemen van de onder artikel 1.1 en 1.2 bedoelde gegevens en deze zonodig aan te vullen of te wijzigen.
Artikel 11 Klachten
Indien de geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de houder van de registratie. Als dit niet leidt tot een acceptabel resultaat, heeft de geregistreerde de volgende mogelijkheden gebruik te maken van een binnen de instelling functionerende regeling voor onafhankelijke klachtenbehandeling. De geregistreerde kan zich tot de College Bescherming Persoonsgegevens wenden en heeft de mogelijkheid een beroep te doen op de rechter.
Artikel 12 Wijzigingen van het reglement
Voor elke wijziging van dit reglement is toestemming van de houder vereist.
Artikel 13 Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 2 november 2009.
Artikel 14 Opvraagbaar
Dit privacyreglement is opvraagbaar bij de houder.
Artikel 15 College Bescherming Persoonsgegevens
De persoonsregistratie is aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens.
Artikel 16 Slotbepaling
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de houder. Voorzover hij zulks noodzakelijk acht wijzigt hij onverwijld na constatering van de noodzaak dit reglement.
